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在当前的国际商务沟通中，人们采用多种交流方式，通常我们将这些交流方式分为言语交流和非言语交流。论文参考。其中言语交流是指使用语言和文字进行交流，既包含电话、商业谈判等口头交流方式，也包含信函、电传、电报、传真、合同等书面交流形式。论文参考。
国际贸易的迅速发展要求人们采用更为便捷快速的交流方式，传真、电传、电子邮件以及电话等省时高效的交流方式广泛应用，但国际贸易中绝大部分商业活动，比如寄送样品、订货、发货等业务都是通过往来的信函完成的。本文将根据商务信函文体特点，探讨如何在商务信函写作中进行换位思考，从而最大化地体现相关的语用原则。
一、礼貌原则及其准则
人类使用语言进行交际时总是遵循着一定的语用原则，其中包括礼貌原则。国际商务信函作为一种语言交际，也同样遵循这一原则。只有在礼貌原则的指导下，商务信函才能写作得体，从而保证有效的商务沟通。
“礼貌原则”是Leech 在1983年提出的语言交际的原则，他认为人们在语言交际中都有意识或无意识地遵循这一原则。“礼貌原则”包括六条准则：得体准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则和同情准则。“得体准则”指说话人讲究说话方式方法，以达到自己在语言交际中的目的，具体表现是让别人少吃亏，多受益。“慷慨准则”指对别人要大方些，说话人自己少争取利益，多吃亏。“赞誉准则”指当别人陈述或张某事或某观点时，不说反对对方的话，即少贬损多赞誉。“谦逊准则”指跟别人说话时，保持谦虚的态度，即少说自己的好话，多说自己的不是。“一致准则”是指尽量减少交流双方的分歧，尽量增加双方的一致。“同情准则”是指在语言交际中应减少对对方的反感，同情对方说的话。这六条准则对于以有效交际为目的的商务信函写作来说具有非常强的指导作用。
二、如何进行换位思考充分体现礼貌原则
1．商务信函的文体特点及写作标准
商务信函中使用的语言属于书面应用文体，侧重于语言和表达手段的选择，特别关注语言的表达效果，其语言往往正式含蓄而不过分直白，留有说话的余地，避免因言语简化而失礼；二是亲切而鲜有尖锐，虽不大量使用情感方面的措辞，但字里行间在积极营造一种和谐和合作的气氛，便于增强彼此合作；三是随和灵活，便于增进理解，达成共识，引导商务沟通的良性发展。
基于商务信函的语言特点和风格，传统上人们以7C 原则作为评判有效信函写作的标准，即将商务英语写作的标准和原则归结为7个以字母C开头的单词：完整(completeness)、正确(correctness)、简洁(conciseness)、清晰(clarity)、具体(concreteness)、礼貌(courtesy)和体谅(consideration)。
不论是从商务信函的文体特点抑或是其写作标准来看，都突现出进行商务信函写作时礼貌原则贯彻始终，因此如何使信函写作中的礼貌原则得以最大化的实现是有效沟通的基础。
2．商务信函写作中的换位思考
2.1 换位思考的概念及其在商务沟通中的作用
换位思考的实质就是设身处地为他人着想，它是人对人的一种心理体验过程，将心比心，设身处地，是达成理解不可缺少的心理机制，客观上要求我们将自己的内心世界如情感体验、思维方式等与对方联系起来，站在对方的立场上体验和思考问题，从而与对方在情感上得到沟通，为增进理解奠定基础。
在商务沟通中，特别是在跨文化的商务沟通中，换位思考更是进行有效沟通不可或缺的手段和方式。运用换位思考的方式，总是从对方的角度和利益出发，尊重贸易对象，可以使你传递的信息更加友善，使沟通更具说服力、更专业且富有亲和力和人情味，在树立良好的商业信誉的同时达到积极的沟通效果。
2.2如何以换位思考体现礼貌原则
商务信函写作中的换位思考是一种写作风格，它要求信函撰写者从读者的角度出发，重视读者想了解的信息，尊重读者的心理感受，保护读者的自尊。运用这种写作风格，应着重从以下几个方面入手。
2.2.1 多谈及读者而非自己
读者希望了解他们自己的相关利益会受到什么样的影响，进行写作时我们需要主动提供此类信息，满足读者的信息需求，这样才能使我们的信息更完整、更具有吸引力。试比较：
A: We are shipping yourorder of September 21 this afternoon.
B: The two dozen CorningWare starter sets you ordered will be shipped this afternoon and shouldreach you by September 28.
上面两个句子中，第一个句子强调了撰写者要做什么，而忽略了读者所关注的信息。而第二个句子契合了清晰、具体的写作标准，告知读者具体的发货和预计到达的日期，满足了读者的信息需求，充分考虑对方的利益，以有效的手段达到交际目的，最大化体现礼貌原则中“得体原则”。
2.2.2 注重读者的具体要求
当撰写的商务信函中涉及读者的要求、订单或其他相关单证时，要具体指明而不要泛泛地称为“你的订单或某某单据”。具体指明贸易对象的订单或要求会使商业信函显得友善。如
A: We acknowledge receiptof your letter dated July 8 th , inquiring for the price of our silkproducts.
B: The desk chair youordered May 5 th has been shipped this afternoon.
上面两个句子都具体指出对方的要求，符合“7Cs”原则的要求，
2.2.3 尽量少谈及自己的感受
在大多数的商业场合，个人的感受往往与业务无关，除非在表示祝贺或同情的场合，否则尽量避免谈及自己的感受。请看下面的句子：
We are happy to extend youa credit line of $5000.
这个句子过多地谈及撰写者自己的感受，而未能利用换位思考对读者的利益表示关注，应改为：
You can now charge up to%5000on your American Express card.
后面的句子中突显了读者可以获得的利益，表述比较得体，因此在写这类信函时，撰写者应保持一种中立而自然的情感，以“通知”为目的，减少情感的外露。而在表示祝贺或同情的信函中，则应该遵循“一致准则”和“同情准则”，将对方相应的感受表达出来，形成情感上的共鸣，促进交流的效果。
2.2.4 涉及正面情形时，多谈及读者
在信函写作中谈及正面情形时，叙述重点应放在读者上。如：
A: I provide healthinsurance to all employees.
B: You receive healthinsurance as a full-time P& G employee.
上面两句中，A句中仅注重反映“I”关心的问题，而没有侧重读者的利益，B句则运用换位思考侧重反映读者所能享有的权利和利益，对对读者有益的正面情形进行强调。在正面情形下，如果涉及的内容包含读者在内，使用“We”将读者包含在内，效果也会不错，传递的信息更为亲和。
2.2.5 涉及负面情形时，保护读者自尊
而在谈及负面信息是，尽量委婉含蓄，避免使用人称代词“you”, 以免让读者感觉受到攻击、侮辱或指责。试看下面一段催证信函中的示例：
You must beaware that the terms and conditions fo a contract once signed should bestrictly observed, failure to abide by them will mean violation of contract. Ifyou refer to our Sales Confirmation, you will see the clause reading:
“The Buyershall establish the covering Letter of Credit before 30 th August,2000, failing which the Seller reserves the right to rescind the contractwithout further notice.”
上面这段文字虽然表述清晰准确、简洁完整，但是因为使用人称“you”并且进行合同文字的引用，会使读者产生指责、威胁的负面情感，以至产生抵触。因此在负面情形时，应尽量使用被动语态和无人称表达方法以避免谴责对方。
另外商务信函应确保文字的非歧视性，言语中不以性别、身体特征、种族、年龄或其他任何标准为依据对读者进行歧视。
2.2.6 强调积极信息
商务信函中难免会提到负面信息，如还盘、索赔信函中，提及对于读者来说的负面信息是不可避免的。告知对方负面信息时，清晰、准确、直截了当显得更为真诚，从而可以让读者严肃对待。
但在大多数情况下，还是强调信息比较好。安尼特.N. 谢比尔和小N.拉马尔.赖因施发现生意人对肯定的言语反应更积极，对措辞积极的要求承诺的可能性更高。因此在信函写作中，尽量避免负面字眼或带有负面含义的文字；强调读者能够做的，而避免提及读者不能做的行为；必须提到负面信息时，应该提供负面信息产生的原因，给读者合理的解释；尽量弱化负面信息的影响，在信函写作中，尽量避免将负面信息放在开头、结尾或换页后的首行等突出的位置，利用信函的布局来对负面信息进行弱化。论文参考。
2.2.7 注意措辞语气和权力
信函的语气往往表达撰写者对于读者的态度，或谦恭、或傲慢、或亲和、或粗鲁。语气的使用非常微妙，它往往和权力相联系。Kitty O. Locker 认为适合商务写作的语气应专业但不僵硬，友善但不虚伪，自信但不傲慢，礼貌但不卑微。她认为下列途径可以有助于我们把握写信的语气：
1)使用礼貌头衔称呼贸易对象或其他机构中不太熟悉的人。
2）注意措辞中权力的含义。比如 “Thank you for your cooperation”通常是上级对下级说，反之则不适合。
2.2.8 进行文字层面外的换位思考
好的信函写作不仅仅体现在谴词造句方面，而且在文章的内容、篇章构架、行文风格以及书信布局及纸张的使用方面都应该运用换位思考的方式。
当信函正文内容不能囊括所有提供给读者的信息时，应该以随函附件或另邮寄的方式为读者提供最完整的信息。在篇章构建时，应该将读者关注的信息突出，采用事由和段落分标题的形式以便于读者把握信函所有信息要点，行文语言要简洁易动，便于读者准确把握信息，达到准确的沟通效果。另外书信的布局和纸张对于达到良好的沟通效果也有一定的影响，美观的布局、优质的纸张会让人对撰写者的细心、效率和周到产生良好的第一印象。
参考文献：
[1] Kitty O. Locker, Businessand Administrative Communication (6th Edition), Beijing: China MachinePress, 2005.
[2] 陈苏东，陈建平. 商务英语写作[M]. 北京：高等教育出版社，2002.
[3] 程润明，程洁. 国际贸易交际技巧[M]. 上海：上海外语教育出版社，1992.
[4] 刘润清.关于Leech的礼貌原则 [J]. 外语教育和研究，1987，(2).
[5] 马东. 合作与礼貌原则在外贸函电中的应用[J]. 攀枝花学院学报，2005 (3).
在当前的国际商务沟通中，人们采用多种交流方式，通常我们将这些交流方式分为言语交流和非言语交流。论文参考。其中言语交流是指使用语言和文字进行交流，既包含电话、商业谈判等口头交流方式，也包含信函、电传、电报、传真、合同等书面交流形式。论文参考。
国际贸易的迅速发展要求人们采用更为便捷快速的交流方式，传真、电传、电子邮件以及电话等省时高效的交流方式广泛应用，但国际贸易中绝大部分商业活动，比如寄送样品、订货、发货等业务都是通过往来的信函完成的。本文将根据商务信函文体特点，探讨如何在商务信函写作中进行换位思考，从而最大化地体现相关的语用原则。
一、礼貌原则及其准则
人类使用语言进行交际时总是遵循着一定的语用原则，其中包括礼貌原则。国际商务信函作为一种语言交际，也同样遵循这一原则。只有在礼貌原则的指导下，商务信函才能写作得体，从而保证有效的商务沟通。
“礼貌原则”是Leech 在1983年提出的语言交际的原则，他认为人们在语言交际中都有意识或无意识地遵循这一原则。“礼貌原则”包括六条准则：得体准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一致准则和同情准则。“得体准则”指说话人讲究说话方式方法，以达到自己在语言交际中的目的，具体表现是让别人少吃亏，多受益。“慷慨准则”指对别人要大方些，说话人自己少争取利益，多吃亏。“赞誉准则”指当别人陈述或张某事或某观点时，不说反对对方的话，即少贬损多赞誉。“谦逊准则”指跟别人说话时，保持谦虚的态度，即少说自己的好话，多说自己的不是。“一致准则”是指尽量减少交流双方的分歧，尽量增加双方的一致。“同情准则”是指在语言交际中应减少对对方的反感，同情对方说的话。这六条准则对于以有效交际为目的的商务信函写作来说具有非常强的指导作用。
二、如何进行换位思考充分体现礼貌原则
1．商务信函的文体特点及写作标准
商务信函中使用的语言属于书面应用文体，侧重于语言和表达手段的选择，特别关注语言的表达效果，其语言往往正式含蓄而不过分直白，留有说话的余地，避免因言语简化而失礼；二是亲切而鲜有尖锐，虽不大量使用情感方面的措辞，但字里行间在积极营造一种和谐和合作的气氛，便于增强彼此合作；三是随和灵活，便于增进理解，达成共识，引导商务沟通的良性发展。
基于商务信函的语言特点和风格，传统上人们以7C 原则作为评判有效信函写作的标准，即将商务英语写作的标准和原则归结为7个以字母C开头的单词：完整(completeness)、正确(correctness)、简洁(conciseness)、清晰(clarity)、具体(concreteness)、礼貌(courtesy)和体谅(consideration)。
不论是从商务信函的文体特点抑或是其写作标准来看，都突现出进行商务信函写作时礼貌原则贯彻始终，因此如何使信函写作中的礼貌原则得以最大化的实现是有效沟通的基础。
2．商务信函写作中的换位思考
2.1 换位思考的概念及其在商务沟通中的作用
换位思考的实质就是设身处地为他人着想，它是人对人的一种心理体验过程，将心比心，设身处地，是达成理解不可缺少的心理机制，客观上要求我们将自己的内心世界如情感体验、思维方式等与对方联系起来，站在对方的立场上体验和思考问题，从而与对方在情感上得到沟通，为增进理解奠定基础。
在商务沟通中，特别是在跨文化的商务沟通中，换位思考更是进行有效沟通不可或缺的手段和方式。运用换位思考的方式，总是从对方的角度和利益出发，尊重贸易对象，可以使你传递的信息更加友善，使沟通更具说服力、更专业且富有亲和力和人情味，在树立良好的商业信誉的同时达到积极的沟通效果。
2.2如何以换位思考体现礼貌原则
商务信函写作中的换位思考是一种写作风格，它要求信函撰写者从读者的角度出发，重视读者想了解的信息，尊重读者的心理感受，保护读者的自尊。运用这种写作风格，应着重从以下几个方面入手。
2.2.1 多谈及读者而非自己
读者希望了解他们自己的相关利益会受到什么样的影响，进行写作时我们需要主动提供此类信息，满足读者的信息需求，这样才能使我们的信息更完整、更具有吸引力。试比较：
A: We are shipping yourorder of September 21 this afternoon.
B: The two dozen CorningWare starter sets you ordered will be shipped this afternoon and shouldreach you by September 28.
上面两个句子中，第一个句子强调了撰写者要做什么，而忽略了读者所关注的信息。而第二个句子契合了清晰、具体的写作标准，告知读者具体的发货和预计到达的日期，满足了读者的信息需求，充分考虑对方的利益，以有效的手段达到交际目的，最大化体现礼貌原则中“得体原则”。
2.2.2 注重读者的具体要求
当撰写的商务信函中涉及读者的要求、订单或其他相关单证时，要具体指明而不要泛泛地称为“你的订单或某某单据”。具体指明贸易对象的订单或要求会使商业信函显得友善。如
A: We acknowledge receiptof your letter dated July 8 th , inquiring for the price of our silkproducts.
B: The desk chair youordered May 5 th has been shipped this afternoon.
上面两个句子都具体指出对方的要求，符合“7Cs”原则的要求，
2.2.3 尽量少谈及自己的感受
在大多数的商业场合，个人的感受往往与业务无关，除非在表示祝贺或同情的场合，否则尽量避免谈及自己的感受。请看下面的句子：
We are happy to extend youa credit line of $5000.
这个句子过多地谈及撰写者自己的感受，而未能利用换位思考对读者的利益表示关注，应改为：
You can now charge up to%5000on your American Express card.
后面的句子中突显了读者可以获得的利益，表述比较得体，因此在写这类信函时，撰写者应保持一种中立而自然的情感，以“通知”为目的，减少情感的外露。而在表示祝贺或同情的信函中，则应该遵循“一致准则”和“同情准则”，将对方相应的感受表达出来，形成情感上的共鸣，促进交流的效果。
2.2.4 涉及正面情形时，多谈及读者
在信函写作中谈及正面情形时，叙述重点应放在读者上。如：
A: I provide healthinsurance to all employees.
B: You receive healthinsurance as a full-time P& G employee.
上面两句中，A句中仅注重反映“I”关心的问题，而没有侧重读者的利益，B句则运用换位思考侧重反映读者所能享有的权利和利益，对对读者有益的正面情形进行强调。在正面情形下，如果涉及的内容包含读者在内，使用“We”将读者包含在内，效果也会不错，传递的信息更为亲和。
2.2.5 涉及负面情形时，保护读者自尊
而在谈及负面信息是，尽量委婉含蓄，避免使用人称代词“you”, 以免让读者感觉受到攻击、侮辱或指责。试看下面一段催证信函中的示例：
You must beaware that the terms and conditions fo a contract once signed should bestrictly observed, failure to abide by them will mean violation of contract. Ifyou refer to our Sales Confirmation, you will see the clause reading:
“The Buyershall establish the covering Letter of Credit before 30 th August,2000, failing which the Seller reserves the right to rescind the contractwithout further notice.”
上面这段文字虽然表述清晰准确、简洁完整，但是因为使用人称“you”并且进行合同文字的引用，会使读者产生指责、威胁的负面情感，以至产生抵触。因此在负面情形时，应尽量使用被动语态和无人称表达方法以避免谴责对方。
另外商务信函应确保文字的非歧视性，言语中不以性别、身体特征、种族、年龄或其他任何标准为依据对读者进行歧视。
2.2.6 强调积极信息
商务信函中难免会提到负面信息，如还盘、索赔信函中，提及对于读者来说的负面信息是不可避免的。告知对方负面信息时，清晰、准确、直截了当显得更为真诚，从而可以让读者严肃对待。
但在大多数情况下，还是强调信息比较好。安尼特.N. 谢比尔和小N.拉马尔.赖因施发现生意人对肯定的言语反应更积极，对措辞积极的要求承诺的可能性更高。因此在信函写作中，尽量避免负面字眼或带有负面含义的文字；强调读者能够做的，而避免提及读者不能做的行为；必须提到负面信息时，应该提供负面信息产生的原因，给读者合理的解释；尽量弱化负面信息的影响，在信函写作中，尽量避免将负面信息放在开头、结尾或换页后的首行等突出的位置，利用信函的布局来对负面信息进行弱化。论文参考。
2.2.7 注意措辞语气和权力
信函的语气往往表达撰写者对于读者的态度，或谦恭、或傲慢、或亲和、或粗鲁。语气的使用非常微妙，它往往和权力相联系。Kitty O. Locker 认为适合商务写作的语气应专业但不僵硬，友善但不虚伪，自信但不傲慢，礼貌但不卑微。她认为下列途径可以有助于我们把握写信的语气：
1)使用礼貌头衔称呼贸易对象或其他机构中不太熟悉的人。
2）注意措辞中权力的含义。比如 “Thank you for your cooperation”通常是上级对下级说，反之则不适合。
2.2.8 进行文字层面外的换位思考
好的信函写作不仅仅体现在谴词造句方面，而且在文章的内容、篇章构架、行文风格以及书信布局及纸张的使用方面都应该运用换位思考的方式。
当信函正文内容不能囊括所有提供给读者的信息时，应该以随函附件或另邮寄的方式为读者提供最完整的信息。在篇章构建时，应该将读者关注的信息突出，采用事由和段落分标题的形式以便于读者把握信函所有信息要点，行文语言要简洁易动，便于读者准确把握信息，达到准确的沟通效果。另外书信的布局和纸张对于达到良好的沟通效果也有一定的影响，美观的布局、优质的纸张会让人对撰写者的细心、效率和周到产生良好的第一印象。
参考文献：
[1] Kitty O. Locker, Businessand Administrative Communication (6th Edition), Beijing: China MachinePress, 2005.
[2] 陈苏东，陈建平. 商务英语写作[M]. 北京：高等教育出版社，2002.
[3] 程润明，程洁. 国际贸易交际技巧[M]. 上海：上海外语教育出版社，1992.
[4] 刘润清.关于Leech的礼貌原则 [J]. 外语教育和研究，1987，(2).
[5] 马东. 合作与礼貌原则在外贸函电中的应用[J]. 攀枝花学院学报，2005 (3).
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