你这事,放到一对一的小范围,或这本小组内部,就是小事。
群发,正式发给一个大部门、一个分公司,这就不是简单小邮件了,是一种announcement,属于corporate communication level的公告,就马虎不得了。信息要准确,格式措辞要正规,语气要正式。
稍具规模的公司就有一个特别的职位,叫corporate communication manager,负责对媒体和投资人的沟通,相当于公司发言人。在公司内部,对于跨部门的群发,要求也是类似的。By default,部门经理就是发言人。所以可以理解 Mr Big-shot 为什么cc你的顶头老板。这样的群发,你不是一个人在战斗,而是代表部门发言。
In general, 技术上:
- 先发给本部门负责人preview一下,没有发现问题再群发,或者由部门负责人代发。
- 万一出了小纰漏,比如你只是把用作文件名的日期弄错,文件内容里的关键信息没有错误的话,let it go, keep your mouth shut, 多数人恐怕不会在意。碰到心细如发的来问,一对一口头澄清即可。绝对不要通过群发来纠正。