我们这儿的习惯是：给大家发封邮件：为何事在何地何时吃饭，参加者并请于xx截至日前，把要点的菜和xx份子钱交到xx那里。

然后在截止期前再发信提醒一次。

没来没交的钱的突然出现了，就让他自己出自己的饭费。